La digitalización de la empresa implica la adopción de un cierto número de herramientas modernas. Estos permiten optimizar el funcionamiento de la organización. Entre estos se encuentra por supuesto la firma electrónica. Una auténtica revolución en el campo de la gestión documental, esta solución está recomendada para pymes que quieren ser competitivas.

Pero antes de hacer la opción, es importante empaparse sus principales ventajas y parámetros para la elección del mejor proveedor. Este último punto permite aprovechar todo el potencial de esta solución. Si quieres saber más, Aquí está lo básico de este dispositivo. que los profesionales están luchando con.

¿Qué recordar de la firma electrónica?

Los profesionales hacen cada vez más el recurso a la firma electrónica, en el marco de la gestión de contratos. Esta tendencia se explica por las ventajas de que dispone esta herramienta. A la espera de volver a ello, conviene definir el concepto. De hecho, esta solución incluye cualquier mecanismo que permita para autenticar un documento desmaterializado. Por lo general, puede ser en forma de imagen o texto personalizado. Esta solución la pone a disposición de los usuarios un tercero de confianza que actúa como autoridad de certificación. En principio, la elección de este último se realiza teniendo en cuenta los siguientes factores.

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Ser titular de una autorización europea

Antes de elegir un proveedor de firma electrónica, será necesario asegúrese de que estén calificados para eIDAS (Identificación electrónica y servicios de confianza) como Yousign. De hecho, es un permiso. emitida por la Unión Europea que sustituye a la Directiva 1999/93/CE. El objetivo de esta certificación es mejorar la seguridad de las transacciones electrónicas entre socios comerciales. El operador en posesión de tal cualificación está autorizado a proporcionar a las empresas:

  • la firma electrónica;
  • marca de tiempo;
  • y el sello del servidor.

Una plataforma receptiva

Los empleados de PYMES y ETI utilizan diferentes tipos de terminales durante los intercambios de correo. Estos incluyen teléfonos inteligentes, computadoras de escritorio, PC y tabletas, entre otros. En consecuencia, el tercero de confianza debe ser capaz de ofrecer software compatible con todos estos dispositivos. Siendo el objetivo hacer uso de su autenticación electrónica en cualquier momento y en cualquier lugar.

Una interfaz fácil de usar

No todos los empleados de VSE, PM y ETI tienen un gran dominio de las herramientas de TI. Por eso, como empresa de autoridad de certificación, Yousign ofrece una aplicación fácil de usar. Entonces no tendrás no es necesario invertir en la formación de sus empleados como parte del manejo del software de firma electrónica. Además, elija un proveedor cuyo programa se pueda implementar rápidamente.

Una gran capacidad de almacenamiento

Como se mencionó anteriormente, la solución de firma digital también ayuda a administrar los documentos electrónicos de la empresa. Como tal, los profesionales pueden almacenar sus datos en la plataforma del proveedor. Entonces, para una fluidez óptima de los intercambios, debe optar por un proveedor de servicios que ofrezca una interfaz basada en SaaS. Esta solución permite aprovechar la capacidad de almacenamiento ilimitada.

Conocidos los principales criterios para la elección del tercero de confianza, será necesario revelar las ventajas del mecanismo que ofrece.

¿Por qué optar por la firma electrónica en sus transacciones?

Distintas razones convencen a las organizaciones profesionales para adoptar la firma electrónica.

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Autenticación de documentos de la empresa.

Internet es un arma de doble filo. Por mucho que permita el intercambio de datos entre socios comerciales en tiempo real, allí es frecuente la falsificación de documentos profesionales. Recurrir a la certificación de estos datos es, por tanto, la única solución para evitar caer en esquemas de fraude. Especialmente en lo la firma electrónica es una técnica altamente segura. Así, los piratas no pueden duplicarlo ni modificar el contenido que autentica.

Ahorro de tiempo para los profesionales

La gestión manual de documentos es una tarea que requiere mucho tiempo. Porque antes, tenías que ingresar el contrato, imprimirlo, firmarlo y escanearlo antes de enviarlo por correo electrónico a tu proveedor de insumos. Sin embargo, las organizaciones operan en una industria altamente competitiva. Por lo tanto, cada minuto perdido por la empresa puede ser perjudicial para ella.. La firma electrónica que ofrece Yousign, en cambio, te permite prescindir de todos estos trámites y certificar tu documento en unos pocos clics.

Protección óptima de los documentos administrativos

El tercero de confianza ofrece el archivo desmaterializado de los documentos de la empresa. En estas condiciones, los empleados pueden identificar rápidamente las piezas que se van a procesar. Para la misma ocasión, estos datos confidenciales están a salvo de desastres tales como: incendios, inundaciones y robos. Además, los empleados se benefician ahorro de espacioya que ya no necesitarán almacenar montones de archivos en sus oficinas.